Toimitsijoille

Uusien vapaaehtoisten ilmoittautuminen vuodelle 2024 on päättynyt.

Jo vapaaehtoiseksi ilmoittautuneet voivat kirjautua portaaliin tarkastellakseen omia tietojaan tästä. Kirjautuessasi käytä ilmoittamaasi sähköpostiosoitetta ja itse valitsemaasi salasanaa.

Tapahtuman eri tehtävien kuvaukset, muuta tarpeellista tietoa sekä usein kysytyt kysymykset löytyvät hieman alempaa tältä sivulta.

Mahdollisiin lisäkysymyksiin vastaa Ruka Nordicin vapaaehtoistyön päällikkö Kirsi Saapunki, tai puh. 040-148 55 54

Ruka Nordicin maailmancupin kilpailuissa on monenlaista tehtävää ja toimitsijaksi voi hakea kuka tahansa. Katso alapuolella olevasta listasta tehtävät ja niiden kuvaukset!

Voit myös ladata kuvaukset pdf-muodossa tästä linkistä.

Vapaaehtoiseksi ilmoittautuneet voivat kirjautua portaaliin tarkastellakseen omia tietojaan tästä. Kirjautuessasi käytä ilmoittamaasi sähköpostiosoitetta ja itse valitsemaasi salasanaa.

ASIAKAS- JA YLEISÖPALVELUT

• Lipunmyynti ja -tarkastus
• Infopiste
• Yhteistyökumppaneiden oppaat

AKKREDITOINTITOIMISTO JA VAPAAEHTOISTEN TOIMISTO

Akkreditoinnissa palvellaan vapaaehtoisia, joukkueita, mediaa ja muita sidosryhmiä esimerkiksi akkreditoinnin saamisessa Rukan kylässä. Tehtäviin kuuluu mm. akkreditointikorttien valmistus ja jakaminen, sekä toimistotehtävät.

Vapaaehtoisten toimisto huolehtii ja päivystää kaikista työntekijöistä kisojen ajan. Tehtäviin kuuluu vapaaehtoisten ilmoittautumisien vastaanotto, materiaalien ja ohjeiden jakaminen, majoitusten ja kuljetusten hoitaminen, sekä vapaaehtoisten sijoittamisen eri yksiköihin.

Näissä tehtävissä vapaaehtoiselta edellytetään hyvää asiakaspalveluasennetta, teknisiä perusvalmiuksia (tietokoneen käyttötaito), jonkin verran kielitaitoa ja järjestelmällistä työskentelyotetta. Molemmat toimistot ovat avoinna koko kisaviikon maanantaista sunnuntaihin.

 

KILPAILUTOIMINTA

Kilpailupuolen toimenkuviin hiihtotiimissä ja mäkitiimissä kuuluu runsaasti erilaisia tehtäviä, jotka liittyvät kilpailutapahtumien toteuttamiseen, tapahtumapaikkojen valmisteluun, kunnostamiseen, ylläpitoon ja urheilijoiden opastamiseen.

Monet tehtävistä ovat ulkona suoritettavia, ja joissakin tarvitaan myös fyysistä kuntoa.

Aiempi kokemus kilpailupuolen toimista on eduksi, mutta mukaan otetaan mieluusti myös uusia vapaaehtoisia. Reipas asenne, yhteistyökyky ja toimeliaisuus ovat tärkeintä.

Hiihtotiimi

Hiihdon kilpailutehtäviin kuuluvat mm. stadionin rakentaminen, varustehuolto, tulospalvelun avustus ja hiihtotapavalvonta. Hiihdon vapaaehtoistehtäviin voit hakea vapaaehtoisjärjestelmän kautta valitsemalla ”Kilpailu/Hiihto” ja kirjoittamalla lisätietoihin tarkemman toiveesi. Lisätietoa tehtävistä saat tiimin vastuuvetäjältä.

Mäkihyppytiimi

Mäkihypyn toimenkuviin kuuluu esim. alastulorinteen kunnossapitoa, turvallisuusrakentamista, cateringia ja mäkimontun huoltotoimenpiteitä.

Mäkihypyn vapaaehtoistehtäviin voit hakea vapaaehtoisjärjestelmän kautta valitsemalla ”Kilpailu/Mäkihyppy” ja kirjoittamalla lisätietoihin tarkemman toiveesi. Huomioi, että osa tehtävistä on valmistelevia tehtäviä Lisätietoa tehtävistä saat tiimin vastuuvetäjältä.

ATTASEAT

Attaseoiden tehtävänä on varmistaa joukkueiden viihtyvyys ja asioiden sujuvuus. Tehtäviin kuuluu joukkueiden toivotus tervetulleeksi, auttaminen jokapäiväisissä asioissa ja mahdollisissa ongelmissa, sekä aikataulumuutoksista tiedottaminen joukkueille. Tässä tehtävässä odotamme sujuvaa vieraiden kielten taitoa (mm. Saksa, Italia, Ruotsi, Norja, Ranska ja Japani), itsenäistä työskentelyä ja valmiutta toimia attaseana koko kisaviikon aikana.

VIESTINTÄ JA MEDIA

Viestinnän vapaaehtoisena pääset seuraamaan huippu-urheilutapahtumaa näköalapaikalta! Viestinnän tehtävänä on herättää ja ylläpitää kiinnostusta tapahtumasta tuottamalla teksti-, kuva- ja videosisältöjä eri viestintäkanaviin sekä olemalla läsnä ja palvelemalla asiakkaita sosiaalisen median kanavissa.

Viestintätiimissä toimivilta vapaaehtoisilta toivotaan aiempaa kokemusta tai koulutusta sisällöntuotannosta (teksti, kuva tai video) sekä urheilun tuntemusta. Viestinnän tiimissä työskentelevillä tulee olla vähintään suomen ja englannin kielen hyvä suullinen ja kirjallinen osaaminen. Muu kielitaito katsotaan eduksi, etenkin venäjän, saksan, ruotsin ja norjan kielten osalta.

Viestinnän vapaaehtoisina pärjäävät rohkeat, omatoimiset, ennakkoluulottomat, aikatauluissa kiinni pysyvät, nopeasta työtahdista nauttivat tiimipelaajat.

Mediapalveluissa vapaaehtoiset toimivat kisoihin akkreditoidun kotimaisen ja kansainvälisen median parissa palvellen ja avustaen heitä mediakeskuksessa sekä muissa median toimipisteissä. Mediatoimiston tehtävä on välittää kaikki info tapahtumaan liittyen median edustajille. Tehtävässä edellytetään kielitaitoa, asiakaspalveluhenkisyyttä, oma-aloitteisuutta sekä joustavuutta.

 

IT/TIETOLIIKENNE

IT-vapaaehtoiset avustavat tietotekniikan ja tietoliikenneyhteyksien rakentamisessa ja käytössä. IT-vapaaehtoisten tehtävät sisältävät mm. asennustehtäviä, kaapelointia, sekä asiakasryhmien avustamista verkkojen, tietokoneiden ja puhelimien käytössä.

 

RAVINTOLAPALVELUT

Tehtävät sisältävät joukkueiden, yleisön, vapaaehtoisten ja muiden toimijoiden ruokailujen järjestämistä. Haemme vapaaehtoisiksi niin ammattilaisia anniskeluravintoloiden baari- ja salityöskentelyyn kuin kassataitoisia eri grillipisteisiin sekä yleisö- ja urheilukahviloihimme kisa-alueelle. Hygieniapassi ja/tai anniskelupassi on eduksi.

Tehtävät vaativat oma-aloitteista asennetta, vastuunottokykyä ja asiakaspalvelun perustaitoja. Tiimissä on yleensä myös tehtäviä ensikertalaisillekin, joten kirjaa kokemuksesi sekä toiveesi hakiessasi. Työaika sijoittuu viikonlopulle perjantaista sunnuntaihin.

SEREMONIAT

Palkintoseremonioita avustavat tehtävät: kisa-alueella ja katsomoissa kannustaminen. Työaika sijoittuu kilpailupäiville, minkä lisäksi tehtävässä tulee puhua suomea ja englantia (muut kielet eduksi).

 

KISATUOTTEIDEN MYYNTI

Kisatuotteiden myyntipisteet avataan kisojen ajaksi Kisatorille, lipunmyynnin läheisyyteen. Kisaviikolla tehtäviin kuuluu myyntipisteiden rakentaminen ja somistaminen, inventaariot, esillepanot ja tuotteiden myynti. Työ keskittyy kisaviikonlopulle.

 

TURVALLISUUS JA KULUNVALVONTA.

Järjestyksenvalvojan ikäraja on 18v.

Liikenteenohjaajien täytyy olla 18v täyttäneitä, ajokortin omaavia ja tieturva 1 –verkkokurssin suorittaneita.

Järjestyksenvalvojan tehtäviin haetaan voimassa olevan järjestyksenvalvojankortin omaavia täysi-ikäisiä henkilöitä.

Liikenteenohjaajat huolehtivat liikenteen ja pysäköintialueiden sujuvasta toiminnasta. Kulunvalvojat toimivat tapahtuma-alueella ja tarkastavat akkreditointipassien kulkuoikeuksia.

Kulunvalvonnassa työskentelee lähes sata toimitsijaa. Työ painottuu kisapäiville ja työvuorot alkavat ja päättyvät kilpailuaikataulusta riippuen.

 

MAINOSTEN PYSTYTTÄMINEN

Tehtävässä avustat Hiihtoliiton ja FIS:n markkinointiryhmiä, sekä tv-yhtiöitä mainosten asentamisessa, järjestelyssä ja vaihtamisessa.

Työaika on tiistaista sunnuntaihin ja työvuoroja on tarjolla 9.00-18.00 –välillä. Kielitaidoksi riittää suomi ja englanti.

 

RAKENTAMINEN, LOGISTIIKKA JA KUNNOSSAPITO

Rakennustiimi kilpailun suorituspaikoille & mixed zonelle

Tehtävä sisältää erilaisia rakennus- ja kunnostustehtäviä ennen kisoja, kisojen aikana ja purkutehtävissä kisojen jälkeen. Tehtävä vaatii reipasta ja toimeen tarttuvaa asennetta.

Rakennustiimi stadionalueelle

Tapahtuma-aikana stadionalueen rakennustiimi huolehtii alueiden kunnosta. Kilpailutapahtumien jälkeen purkutehtävissä kaikki esillelaitettu kerätään pois. Tehtävät vaativat oma-aloitteellisuutta ja joustavaa työtapaa.

Kunnossapito huolehtii yleisillä tapahtuma-alueilla kulkuväylien hiekoituksesta ja käsilumitöistä, osallistuvat alueiden huoltoon ja saattamiseen turvalliseen kuntoon talvisissa olosuhteissa.

Kuljetustiimi:

Kuljetustoimisto ja kuljettavat huolehtivat yhdessä joukkueiden, kutsuvieraiden vapaaehtoisten ja tavaraliikenteen kuljetuksista. Kuljettajat huolehtivat organisaation kuljetustarpeista, sekä henkilö- että tavarakuljetuksista tehtävään osoitetulla kalustolla. Kuljetustoimisto huolehtii työnjohdosta, aikatauluista ja tilauksista. Osa tehtävistä edellyttää ajokorttia, paikallistuntemusta ja jonkin verran englannin kielen taitoa.

 

YMPÄRISTÖVASTAAVIEN TIIMI

Ympäristövastaavat ja siistijät huolehtivat alueen siisteydestä ja viihtyvyydestä tapahtuman aikana kaikilla alueilla. Tehtävä vaatii reipasta ja toimeen tarttuvaa sekä asiakaspalveluhenkistä työtapaa.

 

ENSIAPU JA TERVEYSPALVELUT

Kisojen terveydenhuoltopalvelut organisoi kisojen EA -tiimi. Tiimi koordinoi virallisten osallistujien ja katsojien terveyspalveluja yhdessä turvallisuuspäällikön kanssa. Tehtävä vaatii vähintään EA2 -koulutuksen ja/tai ensihoitajan koulutuksen, minkä lisäksi englannin kielen taito on toivottavaa.

Etsitkö opinnoillesi harjoittelupaikkaa, tai oletko kiinnostunut osallistumaan tapahtumatuotantoon niin suunnittelun kuin ennakkojärjestelyiden osalta?

Meitä on yli 30 tapahtumaosaajaa toteuttamassa yhtä Suomen suurimmista urheilutapahtumista ja vaikuttamassa tapahtuman tekemiseen.

Jos kiinnostuit tai haluat kuulla lisää, olethan yhteydessä meidän huippuseuraan!

Lue lisää tarjolla olevista työtehtävistä Tehtävät-kohdasta, tai lataa tämä PDF-tiedosto.

Yhteystiedot:

Hannu Pekkala
Oppilaitosyhteistyön päällikkö
044 971 3135
 

Vapaaehtoisena saat mm. seuraavat edut:

• Akkreditointi tapahtumaan
• Vapaaehtoisravintolan palvelut
• Perehdytyksen tehtävään
• Työtodistuksen pyydettäessä
• Arvokkaan työkokemuksen
• Mahdollisuuden verkostoitua ja hyvän tiimin ympärillesi
• Kutsun vapaaehtoisten kiitostilaisuuteen

Vapaaehtoisille tarjotaan myös seuraavat edut:

RukaStore ja Ruka Brand Village: -25% normaalihintaisista tuotteista pl. elektroniikka, lelut, matkamuistot ja RukaNordic-tuotteet. Etu on voimassa kisaviikon ajan maanantaista sunnuntaihin.

Intersport Ruka ja Kuusamo: -20% normaalihintaisista vaatteista ja jalkineista. Etu on voimassa kisaviikon ajan maanantaista sunnuntaihin.

Kuusamon Tropiikki: kylpylälippu

Kuusamon Keilahalli: Kertalippu keilaukseen, kuntosalille tai snookeriin, voimassa 31.5.2025 asti. Ilmoita Keilahallin kassalla, että käytät talkooedun!

Lisäksi vapaaehtoisten kesken arvotaan 2 kpl yhden yön kahden hengen lahjakortteja Scandic Rukahoviin. Lahjakortti on voimassa 1 vuoden myöntämispäivästä ja se on voimassa kaikissa Scandic-hotelleissa.

Ja tietenkin, pääset seuraamaan kansainvälistä huippu-urheilutapahtumaa lähietäisyydeltä!

 

Edellytämme toimitsijoiksi hakevilta seuraavia asioita:

• Positiivinen asenne
• Koulutuksiin osallistuminen
• Perehdytysaineistoon tutustuminen

Tutustu tiimeihimme ja tehtäviin valikon TEHTÄVÄT-kohdasta ja kysy tarvittaessa lisätietoa tehtävistä vapaaehtoistyönpäälliköltä tai tiiminvetäjältä.

Järjestämme keskiviikkona 20.11.2024 tiedotustilaisuuden vapaaehtoisille. Tilaisuuteen osallistutaan Teamsin välityksellä.

Tässä infossa kerromme yleistä tietoa kisatapahtumasta ja toiminnoista kisojen aikana. Lähetämme linkin sähköpostitse kaikille ilmoittautuneille vapaaehtoisille.

Ilmoittautuneiden vapaaehtoisten tulee akkreditoitua ennen ensimmäistä työvuoroa. Ainoastaan akkreditoitumalla pääset liikkumaan alueella.

Vapaaehtoisten akkreditoinnin voi noutaa 21.-22.11.2024 Kuusamon Erä-Veikkojen toimistolta (keilahalli), Vanttajantie 6 B tai kisaviikolla Scandic Rukahovin 1 krs. kongressikeskuksesta. 

AKKREDITOINNIN AUKIOLOAJAT

Kuusamon Keilahalli

To 21.11. klo 10-18
Pe 22.11. klo 9-17

Paikkakuntalaisten toivomme noutavan akkreditointinsa keilahallilta torstaina tai perjantaina 21.-22.11.

Rukahovi, kokouskeskuksen alakerta

Ma-To 25.-28.11. klo 9–19
Pe 29.11. klo 8–18
La 30.11. klo 8–17

Muiden kuin vapaaehtoisten (mm. palvelun- ja tavarantoimittajat, sidosryhmät) akkreditointilomakkeelle pääset tästä linkistä.

Pääsykoodin sivulle saat yhteyshenkilöltäsi kisaorganisaatiossa.

Yhteystiedot

Vapaaehtoisten infopuhelin palvelee vapaaehtoisia kisaviikon aikana numerossa +358 46 953 0866.

Vapaaehtoisinfo löytyy Scandic Rukahovin kongressikeskuksen akkreditoinnin yhteydestä. Tiedotamme aukioloajoista myöhemmin.

Vapaaehtoistyön päällikkömme antaa mielellään lisätietoa eri tehtävistä. Tavoitat hänet parhaiten sähköpostilla

Vapaaehtoistyön päällikkö
Kirsi Saapunki
040-1485554

Oppilaitosyhteistyötä koskevissa asioissa voitte ottaa yhteyttä osoitteeseen 

Toimitsijaravintolan aukioloajat ilmoitetaan myöhemmin

Muutokset aikatauluihin pidätetään

Vastaamme usein kysyttyihin kysymyksiin tässä osiossa.

Olen allerginen tietyille ruoka-aineille, sisältääkö toimitsijaravintolan ruoka kyseistä ainesosaa?

– Valitettavasti emme pysty huomioimaan jokaista ruoka-aine allergiaa erikseen. Tarjolla on gluteeniton, maidoton sekä kasvisvaihtoehto jokaisessa ruokailussa.

Ruokien tuoteselosteet ovat helposti saatavilla toimitsijaravintolassa.

Mihin menen ensimmäisenä, kun saavun kisa-alueelle?

– Mene akkreditointiin, joka sijaitsee Rukan kylällä Hotel Scandic Rukahovin kongressikeskuksessa. Sieltä saat akkreditointikortin, jolla pääset kisa-alueelle ja omalle työpisteelle.

Voinko seurata kisoja, kun olen tauolla? 

– Voit seurata kisoja yleisöalueilla. Akkreditointikortti toimii pääsylippuna kisa-alueelle.

Onko vapaaehtoisille ruokaa?

– Kyllä on. Toimitsijaravintola on stadionrakennuksen läheisyydessä. Tarjolla on lämmintä ruokaa, välipalaa ja kahvia, teetä ja mehua.

Järjestetäänkö vapaaehtoisille kuljetuksia?

– Kyllä järjestetään. Vapaaehtoisille järjestetään kuljetuksia Kuusamosta Rukalle.

Onko alueella ensiapupiste?

– Kyllä on. Alueella on ensiapupiste ja jokaisessa työpisteessä on pieni ensiapulaukku.

Onko vapaaehtoisille vakuutus tapaturmien varalle?

– Kyllä. Vapaaehtoisilla on tapaturmavakuutus, joka korvaa vapaaehtoistyötä tekeville sattuvia tapaturmia. Vakuutetun omavastuu hoitoturvan osalta on 100 euroa.

Vaatteeni sotkeutuivat vapaaehtoistyössä ja silmälasini hajosivat. Korvaako kisajärjestäjä ne?

– Kisajärjestäjä ei korvaa omaisuusvahinkoja.

Miten tapahtumaan kannattaa pukeutua?

– Pyydämme huomioimaan olosuhteet ja työtehtävän. Lämmin vaatetus, pipo, hanskat ja tuubihuivi ovat suositeltavia. Vinkkejä pukeutumiseen saat lähiesimieheltäsi.

Onko vapaaehtoisille etuja?

– On. Eduista kerrotaan useissa kanavissa, esimerkiksi vapaaehtoisten yleisinfossa.

Voinko videoida kisoja?

– Et voi. Älä videoi urheilutapahtumia (varakilpailut, karsintakilpailut, maailmancupin kilpailut). Yli 5 sekuntia kestävä tapahtuman taltioiminen ja sen julkaiseminen on Kansainvälisen Hiihtoliiton toimesta kiellettyä.

Voinko julkaista kuvan tapahtumasta somessa?

– Kyllä, tietyin rajauksin. Älä kuvaa urheilijoiden tai median alueella. Huolehdithan, että sinulla on aina kuvassa esiintyviltä henkilöiltä lupa kuvaamiseen sekä julkaisemiseen, myös muilta vapaaehtoisilta! Muista viralliset hashtägit #rukanordic ja #meijannordic.

Miten pääsen liittymään vapaaehtoisten Facebook-ryhmään?

– Kun olet ilmoittautunut vapaaehtoiseksi vapaaehtoisrekisteri GateHQ:ssa, voit liittyä Facebook-ryhmään. Löydät ryhmän nimellä Ruka Nordic 2023 – vapaaehtoiset. Ryhmä ei ole Ruka Nordicin virallinen viestintäkanava.