Tietosuojaseloste

Päivitetty 16.9.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Ruka Nordic Oy käsittelee verkkosivustonsa käyttäjien, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, vapaaehtoisten ja muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Ruka Nordic Oy
Y-tunnus: 3523300-7
Torangintaival 4
93600 Kuusamo
Suomi

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot:

Marko Hiltunen
marko.hiltunen@rukanordic.com
+358 50 431 0221

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
• yrityksen, yhdistyksen tai muun organisaation nimi ja henkilön asema organisaatiossa
• yhteydenottojen, tiedustelujen ja muun viestinnän sisältö
• VIP-palveluihin, yritysyhteistyöhön ja tapahtumajärjestelyihin liittyvät tiedot
• vapaaehtoistehtäviin hakemiseen ja tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kuten osaaminen, tehtävätoiveet, käytettävyys sekä mahdolliset majoitus- ja erityisjärjestelyt
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, laitteen ja selaimen tiedot, vierailuajankohta, katsotut sivut ja evästeisiin liittyvät valinnat
• muut tiedot, jotka henkilö toimittaa meille vapaaehtoisesti.

Pyydämme toimittamaan erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveyttä koskevia tietoja, vain silloin, kun ne ovat tapahtumajärjestelyjen tai henkilön turvallisuuden kannalta tarpeellisia.

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin ja tiedusteluihin vastaaminen
• asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen
• VIP-palveluiden ja muiden tapahtumapalveluiden toteuttaminen
• vapaaehtoisten hakemusten käsittely, valinta, yhteydenpito, perehdytys ja tapahtumajärjestelyt
• tapahtuman turvallisuuden ja käytännön järjestelyjen varmistaminen
• verkkosivuston toiminnan, tietoturvan ja käytettävyyden ylläpitäminen
• verkkosivuston käytön tilastointi ja kehittäminen
• markkinointi ja viestintä silloin, kun siihen on asianmukainen käsittelyperuste
• lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:

• sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kuten yhteydenottojen käsittelyyn, tapahtuman järjestämiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen ja palveluiden kehittämiseen
• lakisääteiseen velvoitteeseen
• henkilön antamaan suostumukseen, esimerkiksi vapaaehtoiseen markkinointiin tai ei-välttämättömien evästeiden käyttämiseen.

Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääasiassa:

• henkilöltä itseltään yhteydenottojen, sähköpostien, hakemusten ja muiden ilmoitusten yhteydessä
• henkilön edustamalta yritykseltä tai organisaatiolta
• tapahtuman järjestämisessä käytettävistä palveluista ja järjestelmistä
• verkkosivuston käytön yhteydessä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla
• julkisista lähteistä silloin, kun se on asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi tarpeellista.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten:

• verkkosivuston ylläpito-, hosting- ja tietoturvapalveluiden tarjoajia
• sähköposti- ja viestintäpalveluiden tarjoajia
• tapahtuma-, ilmoittautumis- ja vapaaehtoishallinnan järjestelmiä
• analytiikka-, evästehallinta- ja markkinointipalveluita
• tapahtuman järjestämiseen osallistuvia yhteistyökumppaneita siltä osin kuin tietojen luovuttaminen on tehtävän hoitamiseksi tarpeellista
• viranomaisia silloin, kun tietojen luovuttamiseen on lakisääteinen velvollisuus.

Vapaaehtoisten ilmoittautumisessa käytetään GateHQ-palvelua. Palveluun syötettyjä tietoja käsitellään vapaaehtoistoiminnan ja tapahtuman järjestämiseksi.

Lippujen myynti tapahtuu ulkopuolisen Ticketmaster-palvelun kautta. Ticketmaster käsittelee sen palvelussa annettuja henkilötietoja oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Ruka Nordicin verkkosivustolla ei käsitellä lippujen maksutietoja.

Emme myy henkilötietoja ulkopuolisille.

7. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tällaisissa tilanteissa huolehdimme tietojen asianmukaisesta suojasta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission päätökseen riittävästä tietosuojan tasosta tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Säilytysaikaan vaikuttavat muun muassa:

• yhteydenoton tai asiakas- ja yhteistyösuhteen kesto
• tapahtuman järjestämiseen ja jälkitoimenpiteisiin tarvittava aika
• sopimus- ja kirjanpitoaineistoa koskevat lakisääteiset säilytysajat
• mahdollisten oikeusvaateiden vanhentumisajat
• henkilön antaman suostumuksen voimassaolo.

Tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

9. Evästeet ja verkkosivuston käyttö

Verkkosivusto käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita sivuston toiminnan varmistamiseen, käyttäjän tekemien valintojen muistamiseen sekä suostumuksen perusteella tilastointiin ja markkinointiin.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta. Muut evästeet asetetaan käyttäjän tekemien evästevalintojen mukaisesti.

Evästeiden käyttötarkoituksista, käytössä olevista evästeistä ja suostumuksen hallinnasta kerrotaan tarkemmin evästekäytännössämme.

10. Ulkopuoliset palvelut ja linkit

Verkkosivustolla voi olla ulkopuolisten palveluiden sisältöjä tai linkkejä esimerkiksi Ticketmasterin, GateHQ:n, Google Mapsin ja sosiaalisen median palveluihin.

Kun käyttäjä siirtyy ulkopuoliseen palveluun tai hyväksyy palvelun sisällön lataamisen, kyseinen palveluntarjoaja voi käsitellä henkilötietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Suosittelemme tutustumaan palveluntarjoajan tietosuojakäytäntöihin ennen palvelun käyttämistä.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joiden tehtäviin niiden käsittely kuuluu.

Käyttöoikeuksia rajataan, järjestelmät suojataan asianmukaisesti ja henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia velvoitetaan suojaamaan tiedot sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• tarkastaa sinua koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojesi poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa
• vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin.

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Pyynnön toteuttamiseen voivat vaikuttaa esimerkiksi käsittelyn oikeusperuste ja lakisääteiset säilytysvelvollisuudet.

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

13. Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit ottaa yhteyttä Ruka Nordic Oy:hyn.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi

14. Automaattinen päätöksenteko

Ruka Nordic Oy ei tee sellaisia yksinomaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

15. Selosteen päivittäminen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, palveluidemme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla, ja selosteen alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.